Правила составления графика отпусков
Опубликовано: 05.09.2018
График отпусков регулирует порядок организации законодательно положенного отдыха работникам. В документе необходимо отразить сведения о длительности мероприятия, времени его начала и окончания, а также дату, когда работник обязан приступить к выполнению трудовых обязанностей. График составляется всеми субъектами хозяйствования, имеющими статус юридического лица. Его отсутствие влечёт начисление штрафных санкций руководителю в размере до 50000 рублей.
График отпусков
Порядок составления документа
График составляется лично работодателем или его представителем, которым обычно является кадровый специалист. В документе должны учитываться пожелания сотрудников. На законодательном уровне установлен перечень работников, интересы которых нужно учитывать в первостепенном порядке. Отдохнуть в любое удобное время имеют право сотрудники:
Находим ответ. Особенности составления графика отпусков
несовершеннолетние; являющиеся матерью, отцом или опекуном двух или более детей в возрасте старше 12 лет; являющиеся мужьями женщин, находящимися в отпуске по беременностям и родам; доноры; ветераны труда; участники боевых действий; чернобыльцы.
Для подтверждения факта согласия работника с отпускными параметрами, кадровый сотрудник должен заполнить опросный лист, в котором с учётом пожеланий работника указывается планируемый период отсутствия.
Допускается составление документа без участия сотрудника при условии его письменного уведомления за две недели до начала события. В обоих случаях важна подпись сотрудника, свидетельствующая о его согласии с параметрами отпуска. Стоит отметить, что сотрудник не может диктовать свои условия при выборе отпускного времени. Работодатель вправе регулировать очерёдность ухода на отдых таким образом, чтобы отдых работников не повлиял на производительность предприятия.
Как составить, заполнить и утвердить график отпусков
Опросный лист
Планирование и утверждение отпускных графиков проводится в соответствии с определённым алгоритмом:
Составление приказа об оформлении графика отпусков. В документе должны быть отражены сведения о возложении обязанностей на конкретного сотрудника и о предшествующих оформлению документа мероприятиях. Проведение аналитической работы по каждому сотруднику в области отнесения его к льготной категории, определения неиспользованных в предыдущие годы отпуска дней, а также наличия дополнительных дней, насчитываемых за особые условия труда или специфическое социальное положение работников. Заполнение опросного листа с учётом личных пожеланий работников. Сопоставление желаний работника с производственной необходимостью. Визирование документа ответственным лицом и руководителем подразделения. Утверждение документа работодателем.Что должно быть отражено в графике отпусков
Законодательно определённые правила составления графика отпусков регламентируют возможность составления документа в произвольной форме при условии обязательного отражения разделов:
идентифицирующая информация о работнике (фамилия, имя, отчество); структурное подразделение; количество дней отпуска, полагающиеся работнику в следующем году; временной период отдыха сотрудника; фактическая продолжительность отпуска с учётом неотгулянных дней за прошлый период.Чтобы не возникало проблем с тем, как составить график отпусков правильно, допускается за основу составления таблицы брать форму Т-7, несмотря на то, что её использование было отменено на законодательном уровне.
Нюансы
Приказ о предоставлении отпуска
На сотрудника, занимающегося организационными и документальными вопросами по оформлению графика отпусков, должен быть составлен приказ о возложении ответственности за проводимое мероприятие. Стоит отметить, что такое задание может быть поручено любому работнику, имеющему соответствующую квалификацию в кадровом делопроизводстве и доступ к информации по кадрам. В таблице по отпускам сводного типа должны быть учтены все работающие сотрудники на момент утверждения документа. В графике нужно отразить время отпуска, полагающееся за текущий год, а также за предыдущие годы, если дни отдыха были не использованы.
В документе должны быть учтены ограничения ввиду необходимости ведения производственной деятельности, касающиеся одновременного отсутствия нескольких работников на рабочем месте. В ситуациях несостыковок желания работника с производственной необходимостью его нахождения на рабочем месте, сроки отдыха устанавливаются работодателем. При этом обязательно получение от сотрудника письменного согласия. Время отпуска, выделяемое каждому работнику для отдыха, может быть разбито на части, при условии, что одна из них не менее четырнадцати дней.
Хранение документа
График отпусков
Срок хранения графика отпусков в организации соответствует году, с даты окончания его действия. Обычно такой датой является 1 января. Несмотря на то что документ не имеет юридической силы уже на следующий год после его составления, он может понадобиться работодателю в спорных ситуациях, связанных с выплатами. К тому же, ориентируясь на старый документ проще составить новый, учтя недоработки предыдущего документа.
Когда составляется график отпусков на следующий год
Как составить график отпусков
Нормы Трудового Кодекса регламентируют, что каждый субъект предпринимательской деятельности должен оформить график отпусков на следующий год до шестнадцатого декабря текущего года. Руководитель предприятия должен организовать оформление документации заранее, чтобы успеть к этому сроку. Крупным компаниям рекомендуется инициировать проведение процедуры ещё с сентября текущего года. Небольшие организации в состоянии справиться с задачей и за две недели.
Документальное оформление
Законодательные нормы не регламентируют обязательность оформления приказа на отпуск.
Поскольку в документе есть гриф «утверждаю», то он считается достаточным для подтверждения согласования с работодателем. Однако, для того чтобы избежать проблем с контролирующими органами, рекомендуется оформлять распорядительную документацию об отпуске каждого работника. Образец приказа об утверждении графика отпусков поможет кадровому работнику компетентно его оформить. Приказы или распоряжения должны быть зарегистрированы в соответствии с внутренними требованиями документооборота на предприятии.