Какими документами следует оформлять ремонт основных средств?

Работы по модернизации, достройки, реконструкции ОС, приводят к увеличению первоначально ожидаемых выгод от их использования или срока полезного использования, называются улучшениями ОС. Такие улучшения требуют вывода объектов из эксплуатации на время проведения работ, оформляется приказом. Кроме того, ремонт может проводиться силами самого предприятия или с привлечением подрядчика (сторонней организации). От этого тоже зависит набор документов, которые оформляются.
Прежде чем начать ремонт, объект осматривают. На основании осмотра составляются ведомости дефектов (дефектный акт, дефектная ведомость) отдельно на каждый объект, подлежащий ремонту (текущему или капитальному). Ведомости дефектов оформляет механик (электрик или иной компетентный специалист) подразделения предприятия. В такой ведомости указывается объем и характер работ, наименование деталей, требующих замены. На основании такой информации предприятие имеет возможность рассчитать стоимость ремонтов, а также проконтролировать объем выполненных работ и списанных материалов.
После окончания работ составляется ведомость выполненных работ, где указывается вид и наименование работ, услуг, инвентарный номер ОС, количество и цена использованных ТМЦ.
Материалы, которые были использованы:
- при ремонте собственными силами предприятия - списываются на основании типовой формы № М-11 «Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов» или лимитно-заборной карты типовых форм № М-8 или № М-9;
- при строительстве объектов - списываются на основании лимитно-заборных карт типовых форм № М-28 и № М-28а.
Все вышеупомянутые типовые формы утверждены постановлением Госкомстата от 21.06.96 г.. № 193 .
Прием объекта после окончания ремонта, реконструкции и модернизации оформляется типовой форме № ОС-2 «Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов».
Акт составляется:
- в 1 экземпляре - если ремонт осуществлялся силами самого предприятия;
- в 2 экземплярах - если к ремонту, реконструкции или модернизации объекта ОС привлекалось стороннее предприятие.
Если ремонтом заниматься сторонняя организация, следует заключить договор подряда, на основании которого и будут проводиться ремонтные работы. После окончания ремонта подрядчик составляет примерные формы № КБ-3 «Справка о стоимости выполненных работ» и № КБ-2в «Акт приемки выполненных работ». Эти формы приведены в приложении Т с Национальным стандартом ДСТУ Б Д.1.1-1: 2013 . Отметим, что примерные формы № КБ-2в и № КБ-3 составляются для определения объемов подрядных работ и проведения расчетов за выполненные работы в строительстве. Эти документы составляются в двух экземплярах, подписывают представители подрядчика и заказчика.
Работы по ремонту, выполненные сторонней организацией, не связаны со строительством объектов (например, ремонт оборудования, автомобиля), принимаются на основании акта выполненных работ.
При использовании материалов заказчика для ремонта подрядная организация составляет типичную форма № М-23 «Акт о потраченных давальческие материалы». На основании этой формы происходит списание материалов, переданных подрядной организации. В форме указывается перечень материалов с номенклатурными номерами.

Более подробную консультацию см. в журнале "БАЛАНС" от 02.04.15 г.. № 27.